En muchas ocasiones es complicado encontrar un día y una hora que le venga bien a todos los asistentes de una reunión. Para evitar estas complicaciones y ahorrar tiempo le presentamos la herramienta de Microsoft llamada Bookings.

Bookings permite administrar tus citas de forma sencilla y sobre todo te permite ahorrar tiempo. Gracias a Bookings dedicaras menos tiempo a la programación de tus citas y más tiempo a las reuniones con tus clientes.

Crea un calendario de reservas para tus clientes con Incopyme y ahorra tiempo

En este articulo te vamos a explicar cómo crear un calendario para un departamento técnico. El departamento técnico dará la posibilidad al cliente de elegir el día y la hora que mejor le venga para que el técnico se pase a realizar una visita.

Para poder usar Microsoft Bookings es necesario tener contratado un plan de Microsoft 365. Para más información sobre los planes de Microsoft 365 no dudes en contactar con nosotros.

¿Cómo configurar Microsoft Bookings?

Lo primero que hay que hacer para configurar bookings es iniciar sesión en tu cuenta de Office con tu nombre de usuario y contraseña.

Una vez dentro de Microsoft 365, tienes que abrir la aplicación de Microsoft Bookings.

Información de la empresa

Lo primero que tienes que hacer es poner toda la información de la empresa.

Personal

Una vez creado la información de la empresa viene el turno de crear el o los empleados a quien se le va a asignar las reservas realizadas por los clientes. Para ello tienes que ir a:

En esta página tienes que rellenar los datos del empleado. En este ejemplo vemos que el empleado tiene un horario distinto al horario comercial. Esto sirve para que los clientes solo puedan reservar una cita entre el horario establecido dentro de la ficha del empleado.

Servicios

Después de crear el empleado es necesario crear el servicio que vas a prestar al cliente. Para ello tienes que:

Una vez en esta pagina puedes crear el servicio. Tendrás que poner el nombre, la duración del servicio, etc.

Asignar el personal al servicio

Nos vamos a centrar en algunas personalizaciones interesantes. Por ejemplo, es posible crear y elegir los campos que tienen que rellenar los clientes en el momento de hacer la reserva. Para ello lo único que tienes que hacer clic en:

En este ejemplo vemos que los campos obligatorios que tienen que rellenar los clientes son correo electrónico y nombre de empresa.

Otra personalización interesante es la de poder enviar automáticamente un email recordatorio de la cita al cliente un tiempo determinado antes. Para ello tienes que hacer clic en:

Elegir cuando enviar el email, el destinatario y el mensaje a enviar al cliente. En este ejemplo enviamos un email recordatorio al cliente 1 hora antes de la cita para recordar al cliente que se pasara un técnico de la empresa a realizar la vista técnica.

Página de reservas

El último paso es crear la pagina de reservas. Para ello tienes que ir a:

Una vez en esta página lo único que tienes que hacer es seleccionar la configuración que quieres mostrar a los clientes como el color, etc.

Una vez realizado estos pasos ya tienes configurar Microsoft Bookings. En  este enlace podrás ver con más detalles de todas las opciones disponibles.

Enlace web del servicio

Ahora puedes enviar a tus clientes el enlace para que puedan reservar la cita el día que mejor les vengan. El enlace que tienes que enviar a tus clientes lo encontraras en:

Luego tienes que hacer clic en el servicio.

Una vez dentro del servicio verás el enlace que tienes que enviar a tus clientes.

¿Cómo funciona Microsoft Bookings?

Cuando el cliente abra el enlace, vera un calendario con los días y las horas libres del técnico para realizar la visita. Como podemos ver todos los días marcados en negrita son días libres donde el cliente podría reservar un día.

Por ejemplo, si el cliente esta interesado reservar una cita el martes 9 de noviembre a las 10h00 tendría que seleccionar la fecha y la hora y rellenar todos los datos configurados anteriormente. Y hacer clic en reservar.

Una vez creada la cita, se crea automáticamente dicha cita en el calendario del Outlook del empleado asignado al servicio.

Además, el cliente recibirá un email de confirmación de la cita. Y si hemos configurado un envió automático de un email recordatorio el cliente también lo recibirá.

Si el empleado tiene otra cita agendada el cliente no podrá reservar la cita en esta hora. Vamos a ver un ejemplo. El empleado a creado otra cita en su calendario del Outlook el viernes 4 de noviembre

Cuando el cliente entre en el enlace para reserva una cita no lo podrá hacer.

Conclusiones

Es posible crear varios servicios y asignar estos servicios a uno o varios técnicos. Nosotros usamos esta aplicación para agendar visitas con nuestros clientes. Y nos ha permitido ahorrar mucho tiempo en las tareas administrativas para agendar las citas con nuestros clientes.

Antes teníamos que llamar por teléfono, hablar con el cliente para cuadrar el día y la hora. Tardábamos de media unos 3 minutos para agendar una cita. Ahora con un simple email el cliente puede elegir el día y la hora que mejor le venga.

Si necesitas ayuda para configurar Microsoft Bookings no dudes en contactar con nosotros.