Automatización de procesos: ¿Cómo crear documentos automáticamente?

Crear documentos automáticamente

Un cliente con PHC del sector de seguridad especialista en protección contra incendios necesita para cumplir la ley; genera uan gran cantidad de documentación. Está documentación la tiene que generar y entregar después de cada intervención o mantenimiento en sus clientes.

El cliente generaba esta documentación de forma manual y nos pidió crear un proceso para crear documentos automáticamente.

¿Por qué quería crear documentos automáticamente?

Para cada aviso un empleado tardaba al menos 10 minutos en generar la documentación. Analizando sus procesos observamos que en ese sector la documentación que se tiene que entregar al cliente final es complicada de generar y muy variada. Dependiendo de la instalación del cliente se tiene que entregar una documentación u otra.

Con todas estas variantes el empleado cometía muchos errores durante la generación de esa documentación y siempre entregaban la documentación tarde, porque como hemos dicho anteriormente son procesos muy laboriosos.

¿Cómo conseguimos automatizar la creación de los documentos?

Analizamos y creamos un código para que de forma automática PHC genere toda la documentación. Además, dependiendo de lo que tenga contratado el cliente el programa genera la documentación correcta para cada instalación.

Ahora para generar toda la documentación el empleado solo tiene que pulsar un botón, por lo que el proceso manual anterior en el que se tardaban 10 minutos para su redacción, ahora solo se tarda 1 segundo por parte del empleado para generar la documentación correspondiente y sin errores. PHC por su parte sólo tarda 30 segundos en crear todos los documentos.

El cliente ha conseguido ahorrar tiempo y costes administrativos. Además, el empleado puede dedicar su tiempo a otras labores más productivas.

Con PHC hemos conseguido generar todo tipo de documentos para varios tipos clientes. Por ejemplo, generamos de forma automática: contratos, certificados de instalaciones, partes de trabajos y mucho más.

¿Quiere más información?

Le invitamos a contactar con nosotros y estaremos encantados de mostrarle como entre PHC e Incopyme le podemos ayudar. Le enseñaremos y le explicaremos cómo su empresa puede ahorrar costes fácilmente automatizando sus procesos administrativos.

Por |2019-09-19T15:01:00+00:0018 septiembre, 2019|Automatización de procesos, Programa de gestión|Sin comentarios

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