¿Qué ocurre cuando reclamamos las facturas pendientes de cobro de forma manual?
Todas las empresas deberían disponer de un sistema de control y reclamación de facturas pendientes de cobrar. Reclamar estas facturas de forma manual requiere mucho tiempo. Ya sea de forma completamente manual, o incluso cuando el programa de gestión que se tiene implantado en la empresa no permite automatizar este proceso administrativo, el empleado responsable de la tarea deberá:
- Crear un listado de todas las facturas pendientes de cobros
- Abrir la factura
- Generar un PDF
- Buscar el email del cliente
- Redactar un correo electrónico
- Enviar la factura por email
Realizar este proceso en cada una de las facturas pendientes de cobro es laborioso, complicado y requiere la dedicación total de una persona. Como norma general para realizar estos procesos un empleado necesita por lo menos 5 minutos por factura. Este tiempo de tratamiento manual de cada factura tiene un coste bastante elevado y tangible para la empresa.
Además, como en todos los procesos manuales, este tipo de tratamiento implica la comisión de los inevitables errores humanos.
¿Por qué automatizar la reclamación de facturas pendientes de cobro?
El programa de gestión ideal debería que hacerlo de forma automática. Así el empleado no tendría que invertir el tiempo en hacer estas tareas y se podría dedicar a otras labores.
Además, si el software se encarga de hacer estas tareas de forma automática suprimimos los posibles errores humanos. Eliminando los errores humanos mejoramos nuestra imagen frente a los clientes.
En resumen, ahorramos costes, mejoramos la productividad de nuestros empleados y mejoramos la experiencia e imagen de nuestra empresa de cara a nuestros clientes.
¿Cómo automatizar la reclamación de facturas pendientes de cobro?
Con el programa de gestión PHC que desde Incopyme implementamos es posible automatizar este proceso.
Haciendo clic en un solo botón, PHC se encarga de:
- Crear un pdf de la factura (incluso firmado digitalmente si es necesario).
- Redactar un email personalizado mediante plantillas.
- Enviar el email con su factura adjunta al cliente.
Mientras el programa realiza este proceso de forma automática con cada factura, el empleado se puede dedicar a otras cosas. Al finalizar el proceso el programa nos mostrará un mensaje de envío terminado.
Es posible configurar PHC a medida de cada empresa. Por ejemplo, podemos enviar un email recordatorio al vencimiento de la factura y un email con otro mensaje pasado un tiempo.
La empresa puede decidir como gestionar las reclamaciones de las facturas pendientes de pago. Y PHC se adapta perfectamente a cualquier forma de funcionar.
¿Quiere más información?
Le invitamos a contactar con nosotros y estaremos encantados de mostrarle como entre PHC e Incopyme le podemos ayudar. Le enseñaremos y le explicaremos cómo su empresa puede ahorrar costes fácilmente automatizando sus procesos administrativos.
